top of page

Svatební koordinátor

V dnešním článku se dozvíte, s čím Vám může koordinátor pomoct a proč je dobré mít ho v týmu. Prostřednictvím rozhovoru s Petrou Vintrlíkovou z Madmazel studia, nahlédnete pod pokličku této profese

Může se Vám zdát, že najít, domluvit služby všech dodavatelů, zajistit, aby se dostavili ve správný čas na správné místo, vymyslet harmonogram Vašeho svatebního dne, vítat hosty, nasměrovat je na správné místo a poradit jim, kam mají například odnést svatební dar, jsou činnosti, které hravě zvládnete Vy, svědci nebo někdo z šikovných příbuzných.


V prvé řadě zrovna zapomeňte na to, že během svatebního dne budete něco řešit! Byla by to ta největší chyba, kterou byste mohli udělat. Svatební hosté mají tendence vždy oslovovat ty, které na svatbě znají nejlépe a většinou je to právě nevěsta s ženichem. Pokud nepověříte kohokoliv dalšího zodpovídáním těch nejbanálnějších dotazů i těch skutečně problematických, zjistíte velice brzy, že den je skoro za Vámi a Vy neděláte nic jiného, než že řešíte něčí starosti. Přitom byste si měli užívat ten den, na který se tak dlouho a s radostí připravujete.


Můžete touto rolí pověřit i někoho ze svatebních hostů. Pokud to pro Vás udělá a přijde tím tak o spoustu významných okamžiků, které by s Vámi jinak mohl strávit, patří mu Váš velký obdiv a dík.


Pokud stojíte nohama pevně na zemi, nechcete si přidělávat starosti a chcete od nich ochránit i svoje blízké, najměte si svatebního koordinátora, který všechno to břímě ponese za Vás. Předem podotýkám, že se jedná o docela nákladnou službu, což je ale vzhledem ke všem starostem, které Vám odpadnou pochopitelné. Nemusíte ale vždy nutně využít všech komplexních služeb, které koordinátor nabízí. Můžete využít jen některé z nich. A tady je jejich přehled:


Svatební konzultace


Koordinátor Vám pomůže zorientovat se v tom, co všechno bude potřeba zařídit, jaké existují možnosti, koho oslovit a pomůže Vám sestavit svatební harmonogram.


Koordinace svatebního obřadu


Tato služba zahrnuje předsvatební schůzku, která slouží především k tomu, aby se koordinátor seznámil s Vašimi představami, podobou svatebního obřadu a dodavateli, kteří zajišťují květinovou výzdobu v místě obřadu, manažerem místa obřadu, fotografem, kameramanem a oddávajícími.


Ve svatební den pak dohlédne na to, aby výzdoba byla podle Vašich představ, svatební dary, vývazky svatebních hostů i samotní hosté byli na svých místech a obřad proběhl ve smluvenou dobu bez potíží.


Ideální pro ty z Vás, kteří se celý život těšili až budou vybírat květiny, dekorace, barvy, jídlo, hudbu a jiné a chtějí se cítit bezstarostně v době obřadu, kdy se hosté nahromadí na jedno místo a hrozí nebezpečí, že by Vás mohli obtěžovat častými dotazy


Koordinace celého svatebního dne


Tato služba začíná mnohem dříve, než v samotný svatební den. Koordinátor vyjedná veškeré dodavatele, kteří budou splňovat Vaše přání, o nichž jste ho na svatební konzultaci informovali. Dojedná s nimi čas i místo dodání služeb, vyjedná s nimi služby, které by možná ani je samotné nenapadlo nabízet a tak bude Vaše svatba jedinečná. Průběžně zkontroluje, zda nedošlo ke změnám nebo na dodání nezapomněli, zajistí za Vás úřední záležitosti a sežene Vám oddávajícího, který je schopen oddat Vás i v netradičních časech na netradičních místech.


Ve svatební den se postará o to, aby všichni dodavatelé věděli, co mají dělat, zkontroluje, zda dodali své služby v požadované kvalitě, postará se o to, aby měli svatební hosté při čekání na snoubence nezbytný komfort, bude hasit drobné i ty větší problémy tak, abyste o tom nejlépe vůbec neměli tušení a nepokazili si tak svatební veselí.


Dále zorganizuje svatební hosty na místa, kde v danou chvíli mají být, poradí jim s jejich nesnázemi nebo vymyslí patřičné řešení, předem Vás bude informovat o dalších částech harmonogramu, který jste společně sestavili, vždy s přihlédnutím na to, aby nebyla narušena dobrá nálada mezi hosty a takto až do samotného konce.


Vhodné řešení pro ty, kteří pochopili, co všechno je potřeba ohlídat, aby svatba bavila jak Vaše hosty, tak i Vás.


Rozhodně tedy koordinátora zvolte ve chvíli, kdy plánujete velkou svatbu a bez předchozích zkušeností byste nedokázali proces uhlídat a rozhodně koordinátora zvolte ve chvíli, kdy jste těhotné! Nechcete po svatbě až do samotného porodu skončit na rizikovém těhotenství, protože toho na Vás bylo moc - vlastní zkušenost ;-)


Koordinátor v akci

Důležitost role svatebního koordinátora na Vaší svatbě asi nejsnáze pochopíte poté, co si vybavíte všechny krizové momenty, které se na Vaší svatbě mohou stát. Jak by je řešila sama koordinátorka se dozvíte z výtahu rozhovoru s Petrou Vintrlíkovou z Madmazel studia. Pokud se Vám její způsob uvažování a řešení bude líbit, neváhejte se na ní obrátit.

Během svatebního dne si všechny nevěsty přejí slunečný den. Co ale dělat v případě, kdy jim počasí moc nepřeje a celý den je deštivý?

Rozhodně nedoporučuji spoléhat se na to, že během svatebního dne nespadne ani kapka. A to ani v případě, že několik let předtím bylo v ten samý den slunečno. Vždy se snažím snoubencům vysvětlit, že je potřeba připravit se i na tu možnost, že bude pršet nebo bude chladno. Řešíme pak všechny různé varianty. Ideální je, když svatba i svatební hostina probíhá na místě, kde je možné využít i interiér. Pokud tato možnost není, máme v záloze party stany, deštníky a deky. Každopádně je třeba počítat s tím, že pokud je trávník podmáčený, deštník hosty sice ochrání před zmoknutím, ale během několika chvil budou všichni potřísnění blátem.


Slyšela jsem o situacích, kdy nevěsta s ženichem nestihli ukončit své předchozí manželství - rozvodové řízení se prodloužilo na dobu, kterou předem nepředpokládali. Co bys poradila takovým snoubencům, kteří nejsou oprávnění uzavřít nové manželství?

S tím jsem se ještě nesetkala, ale v první řadě bych asi řešila přesun termínu a uvědomila bych o tom všechny dodavatele. Chápu, že je dost problém přesunout celou svatbu na jiný termín, zvlášť pokud se finišuje a vše se připravuje. Takže pak je ještě možnost, že svatba proběhne tak, jak si snoubenci přejí, ale k úřední svatbě dojde až potom, co bude možné je oddat. Svatební obřad může být sehraný. Oddá je někdo, kdo k tomu nemá oprávnění a svatba tak nebude platná, nicméně k oslavě i přesto dojde. Hosté o tom buď nebudou vědět nebo budou se situací seznámení ve svatební den a jistě tento postup pochopí. Je to takové elegantní řešení, jak situaci vyřešit. Samozřejmě záleží vždy na snoubencích, pro jakou variantu se rozhodnou.


Stejně bys postupovala i ve chvíli, kdy by se nedostavil oddávající?

Tam je taky několik možností. Nejprve bych asi sháněla toho původního, případně se obracela i na jeho okolí, jestli o něm má nějaké zprávy. Pokud by se nemohl dostavit, zkusila bych sehnat jiného oddávajícího, ale pravdou je, že ve svatební sezóně je jich dost vyblokovaných. Oprávnění oddávat má ale většinou více lidí v obci. Musel by se tomu ale přizpůsobit zbytek svatby. Obřad by se například posunul a proběhl by až po obědě nebo klidně i v podvečer. Pro úplně nejkrizovější momenty mám nachystaný oddávací projev a oddali bychom snoubence podobným způsobem, jako v předchozím případě. Oddám je buď sama nebo projev nabídnu někomu z hostů a právoplatný obřad proběhne až zpětně. Má to přidanou hodnotu v tom, že k nim mluví někdo známý a pro snoubence to může být osobnější zážitek.


Co když nepřijdou ostatní dodavatelé? Vizážistka, fotograf...Nebo to na poslední chvíli odřeknou?

Pokud to odřeknou pár dní předem, je pořád nějaký čas s tím něco dělat a najít náhradu. Může to být složité pokud je zase už ta zmíněná hlavní svatební sezóna, ale dá se to. Pokud nepřijdou ve svatební den, je to horší, ale zvládnout se dá všechno. V první řadě bych chtěla říct, že jsem samozřejmě radši, když mě snoubenci nechají pracovat s dodavateli, které znám, a které snoubencům na schůzkám také nabízím. Vím, co od nich čekat, jak pracují a jaké služby dodávají. Pokud si snoubenci objednávají služby sami, seženu si o nich potřebné informace, raději i recenze, abych věděla, s čím počítat a seznámím se s nimi. Svoje i externí dodavatele vždy týden před svatbou kontaktuji, připomenu jim termín a místo svatby a žádám je o potvrzení, že se svatbou počítají. Tak můžu ještě s dostatečným předstihem ovlivnit to, že zapomenou přijít nebo si špatně poznačili termín nebo místo. Pokud se ale přece někdo z nich nedostaví a moji dodavatelů zajišťují jinou svatbu, sahám do vlastních sil. Snažím se narychlo sehnat někoho schopného nebo vymyslet řešení, které není běžné, ale bude alespoň něco zajištěno. Já osobně jsem schopná nahradit kadeřnici a vizážistku, protože to běžně dělám. Jsem schopná ale taky nachystat výzdobu, sehnat květiny, sehnat instax nebo se prostě bude fotit v krajní nouzi na telefon. Pokud nepřijede catering, tak se dá v současné době jídlo objednat z více míst. Je jasné, že to jsou řešení, která asi nebudou plně odpovídat původním představám snoubenců, ale pořád je lepší zajistit náhradu, než nemít nic a omlouvat se s pokrčenými rameny hostům, že nebudou jíst nebo pít.


Stává se, že dodavatelé nedodají služby v kvalitě, na které se dohodli se snoubenci nebo Tebou?

Já si své dodavatele pečlivě vybírám. Stalo se mi už, že jsem snoubence poslala k dodavateli, který jsem myslela, že odvádí dobré služby, ale vyvedli mě z omylu. Byla to pro mě nepříjemná zkušenost, a proto jsem začala všechny lépe prověřovat. Pokud doporučím služby, které ve výsledku neodpovídají kvalitě, je to pak moje ostuda, a to je něco, co nepřipustím. Proto se můžu zaručit za to, že když svatbu plánuji se svými dodavateli, k této situaci nedojde. U ostatních dodavatelů kvalitu předem vyjednávám. Vše si ověřuji, nechávám potvrzovat to, na čem jsme se dohodli, takže posléze mohu prokázat, že je chyba na jejich straně a požadovat za novomanžele náhradu škody. Pokud koordinuji jen obřad a snoubenci si všechno ostatní zajišťují sami, je následné vyjednávání s dodavatelem na nich. Já je můžu pouze upozornit, že jsem si všimla, že služby nebyly dodány tak, jak pravděpodobně požadovali - pokud jsou například kytky povadlé, dort se rozpadl atd. Jestli mě pověří tím, abych se pokusila sehnat náhradu a je to možné, můžu se o to pokusit a nabídnu možnosti.


Jak bys řešila, když by nevěsta, ženich nebo svědci před obřadem zjistili, že si zapomněli doklady?

Já si doklady od ženicha, nevěsty i svědků vybírám předem a mám je u sebe, samozřejmě s jejich svolením. Sama je pak předám matrikářce nebo faráři. Je to věc, která se dá takto ošetřit předem a raději na to myslím sama, než zjistit u obřadu, že něco chybí.


Je možné vyřešit nějak to, když se dostaví opilý ženich?

Jestli bude nevěsta ještě vůbec ochotná si ho vzít :-D, tak bych mu určitě naordinovala proplachovat se silnou kávou a studenou sprchu, aby se probral. Zvážila bych i posunutí doby obřadu, pokud je to možné. Když se ženich dostaví opilý k obřadu a nebude schopný samostatně vyjádřit souhlas se sňatkem, oddávající uzavření manželství pravděpodobně neprovede, takže pak je otázkou, jestli ho nenechat raději vyspat a obřad provést fingovaně - stejně jako v případě, kdy nemohli být oddání kvůli probíhajícímu rozvodu.


Jak bys řešila křičící děti u obřadu?

Rodiče většinou své děti umí uklidnit nebo si sami uvědomí, že to je pro snoubence a ostatní hosty nepříjemné a odchází. Pokud by na to nereagovali, tak bych je o to šla požádat sama, nabídla jim možnost dítě zabavit v dětském koutku, když je nadosah. Někteří snoubenci si dokonce nepřejí přítomnost dětí na svatbě vůbec a v takovém případě necháváme do svatebního oznámení připsat větu, že si snoubenci přejí prožít svůj svatební den bez přítomnosti dětí.


Měli jsme tu už situaci, kdy svatebčané nepřinesli doklady. Co když zapomenou prstýnky nebo je někdo ztratí?

Je to nepříjemné, ale jednoduše řešitelné. Prstýnky může zapůjčit někdo z hostů, použijí se kroužky od klíčů, květiny, stužky. Neexistuje předpis, který by upravoval, jak mají prstýnky vypadat. Je to symbol, který jde pojmout jakkoliv.


Když se hosté baví a pijí, může dojít k nepříjemnostem, kdy začnou být příliš hluční, dělají nepořádek nebo jsou dokonce agresivní. Co s tím?

Situaci se snažím uklidnit sama. Nabídnout smír nebo mu nabídnout aktivitu, která ho zklidní. Nejlépe bez vědomí novomanželů, kterým by tato situace pokazila náladu. Pokud ale dojde k fyzickému konfliktu a host je skutečně agresivní, volám PČR a informuji o jeho chování nevěstu s ženichem. Jakmile se situace uklidní, je jasné, že nálada mezi hosty je tím poznamenána. Je potřeba proto vymyslet nějaké rozptýlení.


A když některý z hostů poničí majetek penzionu nebo hotelu, v němž probíhá svatební hostina?

V případě jakýchkoliv nejasností jsem domluvená s manažerem, aby se odkazoval na mě. Pokud víme, kdo škodu provedl, stávám se prostředníkem řešení situace a domlouvám s hostem náhradu škody. Když viníka neznáme, je potřeba o této nepříjemnosti uvědomit nevěstu a ženicha. Náhrada pak jde totiž většinou za nimi.



2K9A1344.jpg

Ahoj, díky, že jsi tu :-) 

Poznej, kdo se skrývá za těmito články :-) 

Chceš zasílat články do mailu? Pošli mi svou adresu

Díky za zprávu

  • Facebook
  • Instagram
bottom of page